Eine Sitzung jagt die Nächste und am Ende des Tages türmt sich die Arbeit auf dem Schreibtisch, und die kostbare Zeit verfliegt in Meetings, die oft mehr Frust als Fortschritt bringen. Meetings sind ein fester Bestandteil unseres Berufslebens, doch viele von ihnen sind ineffiziente Zeitfresser, die wertvolle Energie rauben. Wir zeigen dir, wie du in vier Schritten dem Meeting-Teufelskreis entkommen und deine Sitzungen effizienter und kürzer gestalten kannst.

1. Klare Ziele setzen 
Sicher, Meetings sind oft die perfekte Gelegenheit, sich auszutauschen und Ideen zu sammeln, aber ohne klare Ziele verirrt man sich schnell im Meinungsdschungel und verbringt mehr Zeit mit Diskussionen als mit Lösungsfindung. Setze dir klare Ziele und teile sie vor dem Meeting mit deinen Teammitgliedern. Dadurch stellst du sicher, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind und die Diskussionen zielgerichteter verlaufen, ohne im Chaos zu enden.

2. Die richtigen Teilnehmer einladen
Wie oft hast du sich bereits in Meetings gefragt: «Warum bin ich eigentlich hier?» Um sicherzustellen, dass Ihre Meetings effizient und produktiv verlaufen, ist es entscheidend, sorgfältig zu überlegen, wer eingeladen wird. Lade nur diejenigen ein, die tatsächlich einen wertvollen Beitrag leisten können und die im Kontext des Meetings einen klaren Mehrwert bieten. So nutzt du dein wertvolle Zeit und die deiner Kollegen auf die bestmögliche Weise.

3. Eine Agenda erstellen
Ohne eine klare Agenda ist ein Meeting wie eine Reise ohne Landkarte. Erstelle vor dem Meeting eine klare Agenda und einen Zeitplan, die du allen Teilnehmenden vorab zur Verfügung stellst. Je besser alle Teilnehmenden vorbereitet sind, desto weniger Zeit wird während des Meetings mit endlosen Diskussionen und Abstimmungsfragen verschwendet. Beginne pünktlich und halte dich an die geplante Dauer. Falls es mehr zu besprechen gibt, plane lieber ein Folgemeeting ein. Damit vermeidest du, dass sich das Meeting unnötig in die Länge zieht.

4. Nachbereitung nicht vergessen
Das Meeting ist vorbei, die Teilnehmer gehen ihrer Wege – und was jetzt? Vergiss nicht, die Ergebnisse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten festzuhalten. Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Halte die Diskussionen und Entscheidungen schriftlich fest und sorge dafür, dass alle wissen, was sie nach dem Meeting tun sollen. Schriftliche Aufzeichnungen helfen auch, eventuelle Missverständnisse zu vermeiden und abwesende Teammitglieder auf dem neuesten Stand zu halten.